Представяме ви как Латвия организира председателството на ЕС [3] тази година от януари до юли. Отговорите бяха любезно дадени на екипа ни от Секретариата на Председателството. Следващата ни публикация ще е за Естония.

Разходите, направени за Латвийското председателство, ще станат ясни след като то приключи след броени дни. Колкото до въпроса ни дали използват бронирани автомобили, отговорът беше „Да”, но от съображения за сигурност няма да разкрият повече.

Секретариатът на Латвийското председателство на Съвета на ЕС е водещата институция в организацията на Председателството. Неговата цел е да гарантира, че Латвия адекватно и навреме посреща своите задължения по организацията и координацията на Председателството. Секретариатът е създаден на 1 февруари 2012 и е под прякото управление на Министерството на външните работи на Латвия.

Секретариатът отговаря за:

• Подготовката на приоритетите на Председателството;
• Формулирането на Латвийската част от 18 месечното председателско трио и за изготвянето на шестмесечната работна програма на Латвийското председателство;
• Изготвянето на план на дейностите на Председателството и спазването на времевия график;
• Организирането на събития на Председателството в и извън границите на Латвия, като осигурява логистичното и административно обезпечаване, както и отговаря за решаването на финансовите въпроси и мерките за сигурност;
• Изготвянето и прилагането на културната програма на Председателството в Латвия и извън границите й;
• Изготвянето на комуникационната и PR програма на Председателството и нейното прилагане;

Когато Тройката поема Председателството, водеща роля по работата върху приоритетите е на Министерство на външните работи.

1140 души работят директно в организацията и провеждането на Председатеслтвото. Процедурата за подбор на персонала започва през есента на 2012. Процесът е ръководен от Секретариатът на Председателството в координация с ресорните министерства. Подборът е направен според определени критерии: ниво и качество на експертизата в областта, управленски умения и езикови познания.

Персоналът от 1140 души е разделен в 5 функционални категории: Работна група на председателите, работна група на заместник председателите, координатори (координатори/експерти) на документацията на Председателството и специалисти по комуникация.

В голямата си част екипът на Председателството е съставен от държавни служители, които вече са работели в ресорните министерства.

Служителите на Секретариата на Латвийското председателство са отговорни за различните аспекти за неговата организация и логистика, включително:

• Планиране и актиализиране на приоритетите на Председателството;
• Планиране и управление на събитията;
• Бюджет на Председателството
• Оборудване и информационни технологии
• Обществена дипломация и културни събития;
• Комуникация на Пресдседателствто, в това число и медия център, публикации и визуална идентичност, интернет страница на Председателството и други;
• Обществени поръчки, свързани с Председатеслтвото
• Управление на човешките ресурси и обучения, работа със служителите за връзка ( 103 лице, предимно студенит, работещи на доброволни начала без заплащане);
• Транспорт
• Осигуряване на сигурността
• Кетъринг
• Протокол
• Осигуряване на зали и помещения за събития
• и други

Планирани са около 200 събития в Латвия и около 1500 срещи в Брюксел и Люксембург. Събитията в Латвия са от такива на високо ниво, като срещата на високо равнище за Източното партньорство, до неформални срещи, срещи на ниво министри и експерти, конференции.

Освен това е предвидено финансиране за 10 събития на неправителствени организации, които са включени в официалния календар на Председателството.

Други събития, чиято същност е тясно свързана с приоритетите на Председателството и работната му програма, получават статут на „Асоциирани събития” и като такива те имат право да използват логото на Председателството, както и да бъдат публикувани в календара на интернет страницата, който е достъпен оттук: https://eu2015.lv/events/political-meetings [4]

Комуникационният план на Латвийското председателство трябва да отговори на нуждите на делегациите и представителите на ЕС; на националните и международни медии; до своеобразните разпространители на информация като учители, библиотекари и неправителствени организации;

Секретариатът е разработил различни печатни и онлайн информационни материали. www.eu2015.lv [5] е основен инструмент, който предоставя информация за председателството на четири езика. Всички гости са поканени да използват "Latvia Travel” мобилно приложение, с което се намира информация за туристическите забележителности, места за настаняване, събития и информационни центрове.

Съвместно с Латвийския институт и Латвийската агенция за развитие на туризма, Секретариатът е подготвил редица материали за популяризиране на Латвия и Председателството: Указател на постетителя [6] (PDF) (карта на председателствот,) брошури за природата, културата и бизнеса, Youtube [7]канал, Facebook акаунт [8] и още много други аудиовизуални продукти, инфографики и информационни материали.